Bewust omgaan met werkdruk

 

 

Hoe zit het met de motorolie in jouw organisatie?
Over het belang van de juiste inzet van middenmanagement voor een optimaal functionerende organisatie.
Blog door Barbara Dik, 28-11-2015 

Motorolie is van onmisbare waarde voor de werking van elke motor. De prestaties van de motor zijn voor een groot deel afhankelijk van de smering ervan. Het is dus van belang dat de monteur de juiste olie gebruikt om de motor optimaal te laten draaien. Maar ook de hoeveelheid olie is doorslaggevend: te veel olie is namelijk net zo schadelijk als te weinig. In organisaties geldt dat net zo.

De motor die organisatie heet

Het strategisch beleid van een organisatie moet leiden tot het behalen van de gestelde doelen en resultaten. Om dit te realiseren zullen de verschillende organisatieonderdelen goed op de hoogte moeten zijn van het beleid, zodat duidelijk is wat er van hen verwacht wordt. Even zo belangrijk is het omgekeerde proces, namelijk de informatievoorziening vanuit de verschillende organisatieonderdelen –die vaak in nauw contact staan met de klant-  naar boven. Zonder deze informatie geen optimale strategie. 

In sommige organisaties gaat dit proces bijna vanzelf, vloeiend als een goed gesmeerde motor. Maar in veel organisaties werkt dit niet zo vloeiend. Op een bepaald moment is er sprake van een teveel aan motorolie of juist te weinig of wordt niet de juiste olie gebruikt. Het systeem heeft daar last van, gaat stroever functioneren en gaat mankementen vertonen. Dit uit zich bijvoorbeeld in een te hoge werkdruk, een eilandjescultuur, een hoog ziekteverzuim, een laag verantwoordelijkheidsgevoel en dalende resultaten.

De middenmanager als de motorolie

In deze metafoor kan het middenmanagement gezien worden als de motorolie en de directie als de monteur die bepaalt welke olie toereikend is. Het is van belang om te beseffen dat de middenmanager een spilpositie heeft in de organisatie, die vaak onderschat wordt. Zaken als toenemende regels van buitenaf, tegenvallende resultaten en reorganisaties, zorgen voor een hoge druk op organisaties. Daarmee wordt ook de druk op het middenmanagement groter en groter. Door ‘in control’ te blijven om alle ballen in de lucht te houden probeert de middenmanager met alle macht grip te houden (meer hierover in mijn vorige blog). 

Als er sprake is van een stroef lopende motor wordt er – met alle goede bedoelingen - vaak teveel motorolie gebruikt, wat het proces niet bevordert. Het middenmanagement zet nog eens extra de schouders eronder en er wordt in de motor zelf een hoop gesleuteld. Op de korte termijn heeft dit vaak wel effect, maar het leidt niet tot een structurele oplossing. Een goede monteur zal daarom ook naar de motorolie zelf kijken. In dit geval betekent dat: organisatie breed kijken naar het tactisch niveau waarop het middenmanagement opereert. Het gaat dan vooral om vragen als: Waar staat de organisatie voor en hoe sluit het middenmanagement daarop aan? Wat wordt er verwacht van de middenmanagers? Hoe staat dit in verhouding tot de doelstellingen waar zij met hun teams voor staan? Wat leeft er bij de verschillende teams ten aanzien van de rol van het middenmanagement?

Durf te differentiëren

Wat de juiste motorolie is verschilt per organisatie en per organisatieonderdeel. Sommige teams hebben maar een hele kleine hoeveelheid olie nodig. Zij hebben het in zich om zelf veel sturing op zich te nemen. Andere teams hebben juist meer olie nodig om de boel goed te laten draaien. Veel organisaties durven niet te differentiëren als het gaat om de inzet van middenmanagement, terwijl dit juist zoveel kan opleveren. Door inzicht te hebben en te houden in wat elk organisatieonderdeel nodig heeft aan management en hiernaar te handelen, kan elk onderdeel het beste uit zichzelf halen. Er ontstaat een vloeiend proces, dat de motor optimaal laat draaien. En dat draagt bij aan de prestaties.